Nettolohnoptimierung

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Was genau ist überhaupt Nettolohnoptimierung?

Zwar sind Lohnerhöhungen bei Arbeitnehmern grundsätzlich immer sehr beliebt, doch ohne eine sinnvolle Nettolohnoptimierung steht dem Arbeitnehmer am Monatsende meist nur unwesentlich mehr Geld als vorher zur Verfügung. Zur Mitarbeitergewinnung oder Mitarbeiterbindung werden Lohnerhöhungen auch relativ häufig eingesetzt, erfüllen jedoch meist nicht die an sie gestellten Erwartungen.

Denn klassische Lohnerhöhungen in Form einfacher Bruttolohnanhebungen haben einen entscheidenden Nachteil: von den Lohnerhöhungen kommen bei den Arbeitnehmern in der finalen Nettolohnauszahlung nicht sonderlich viel an. Nach Abzug von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, eventuell noch Kirchensteuer aber immer auch Sozialabgaben bleibt von der klassischen Bruttolohnerhöhung oft nicht einmal die Hälfte in der Auszahlung übrig.

Den Arbeitgeber kostet die Lohnerhöhung letztlich auch noch mehr Geld als nur die reine Bruttolohnerhöhung für den Arbeitnehmer. Er muss nämlich zusätzlich auch noch den Arbeitgeberanteil für die Sozialabgaben zahlen und dieser liegt in der Regel bei ca. 20% bis 25% des Bruttolohns. Verständlicherweise ist die Motivation zu Erhöhung der Gehälter auf dem klassischen Weg bei Arbeitgebern häufig nicht hoch, die Mitarbeiter sind aufgrund der hohen eigenen Abzüge aber auch nur begrenzt begeistert.

Die Lösung für alle beteiligten Parteien ist die sogenannte „Nettolohnoptimierung„. Die Arbeitgeber ermöglicht es die Lohnkosten zu senken bzw. zu begrenzen, bei den Mitarbeitern landet am Ende auch mehr Geld im Portemonee. Bei Nettolohnoptimierung profitieren somit Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer wodurch es zu einer klassischen Win-win-Situation kommt.

EXKURS: Wie hoch die Abgabenquote in Deutschland tatsächlich ist und auf welcher Position Deutschland damit im internationalen Vergleich landet, wurde Anfang April 2019 gerade von der OECD ermittelt und publiziert.

Lesen Sie dazu folgenden im manager-magazin erschienen Artikel: https://www.manager-magazin.de/politik/deutschland/arbeitskosten-deutschland-laut-oecd-mit-hohen-steuern-und-sozialabgaben-a-1262411.html

Wie genau funktioniert Nettolohnoptimierung?

Bei der normalen Lohnerhöhung wird einfach nur das bisherige Bruttogehalt des Mitarbeiters erhöht. Bei einer Nettolohnoptimierung hingegen wird die gleiche nominale Erhöhung des Gehaltes mit Hilfe spezieller Lohnbausteine umgesetzt. Die Besonderheit dabei besteht darin, dass diese Lohnbausteine nur zu geringen Teilen oder gar nicht mit Steuern und/oder Sozialversicherungsbeiträge belastet sind. Der große Vorteil liegt darin, dass die Lohnbausteine somit unvermindert dem Arbeitnehmer zu Gute kommen und auch der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung entfällt oder vermindert wird. Bei diesen Lohnbausteinen handelt es sich in der Regel um bestimmte Sachleistungen, die dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zugesagt werden, wie z.B.:

  • Tank- oder Benzingutscheine
  • Telefon- oder Internetpauschalen
  • Zuschüsse zur Kinderbetreuung
  • Essens- und Restaurantgutscheine
  • Altersvorsorge, wie z.B. Betriebsrente
  • Erholungsbeihilfen
  • Gesundheitsförderung

All diesen Lohnbausteinen ist gemeinsam, dass sie entweder gar nicht oder nur sehr gering besteuert werden und das durch ihren Einsatz auch keine Sozialversicherungsabgaben anfallen. Eine wichtige Voraussetzung für den Einsatz solcher Lohnbausteine ist jedoch, dass die Lohnbausteine grundsätzlich zusätzlich zum eigentlichen Gehalt gezahlt werden müssen. Es darf also nicht das bisherige Bruttogehalt vermindert werden um es anschließend mit optimierten Lohnbestandteilen wieder anzuheben!

Um bei der Nutzung der Lohnbausteine Fehler zu vermeiden und im Sinne einer Nettolohnoptimierung die einzelnen Bausteine optimal einzusetzen und somit bestmöglich von ihnen profitieren zu können, unterstützen wir Sie gern professionell und zielführend. Auf diese Weise lassen sich die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Spielräume im Zuge einer Nettolohnoptimierung ideal rechtssicher nutzen und sämtliche mögliche Vorteile für alle Seiten realisieren.

Welche Lohnbausteine gibt es?

Nachfolgend haben wir exemplarisch einige der Lohnbausteine aufgeführt, die entweder nur sehr gering oder gar nicht besteuert werden und bei deren Verwendung auch keine Sozialversicherungsabgaben fällig werden.

Neben der gesetzlich vorgeschriebenen Voraussetzung, dass die Lohnbausteine zusätzlich zum regulären Gehalt gezahlt werden müssen, ist natürlich auch relevant was vom Unternehmen/Arbeitgeber systematisch angeboten wird. Nicht jeder Arbeitgeber möchte je Mitarbeiter möglichst viele unterschiedliche Bausteine verwenden sondern bietet lieber nur eine gewisse Auswahl an Möglichkeiten an. Hintergrund für ein nur begrenztes Angebot ist häufig der erwartete Bürokratieaufwand bei Nutzung vieler verschiedener Einzellösungen.

Natürlich muss erwähnt werden, dass z.B. bei 20 Mitarbeitern der Verwaltungsaufwand für betriebliche Altersvorsorge oder den klassischen Sachbezug wesentlich höher ausfällt, wenn jeder Mitarbeiter diese Bestandteile mit individuellen Einzellösungen nutzen möchte. Es bietet sich aus Arbeitgebersicht an, eine zentrale Altersvorsorgeverwaltung zu nutzen oder z.B. eine Firmenkreditkartenlösung für die Abwicklung von Sachbezügen zu wählen.

Gern unterstützen wir Sie als Arbeitgeber im Rahmen unserer Nettolohnoptimierung auch bei der Auswahl von Lösungspartnern für die einzelnen Lohnbausteine. Auch die Information und Dokumentation der genutzten Bestandteile übernehmen wir im Rahmen unserer Dienstleistung für Sie.

Jobticket

Beim sogenannten „Jobticket“ handelt es sich um eine Monats- oder Jahreskarte für den öffentlichen Nahverkehr, die vom Arbeitgeber vergünstigt oder kostenfrei zur Verfügung gestellt wird. Der Vertrag mit dem Verkehrsunternehmen wird vom Arbeitgeber geschlossen und dieser trägt sämtliche Kosten. Eine Anerkennung als Sachbezug erfolgt bei der monatlichen Ausgabe des Tickets, d.h. es muss auch tatsächlich ein Ticket gekauft und genutzt werden und es genügt nicht die alleinige Abrechnung eines solchen Bezuges in der Gehaltsabrechnung.

Firmenwagen

Die Gestellung eines Firmenwagens durch den Arbeitgeber, der vom Arbeitnehmer sowohl für die berufliche als auch die private Zwecke genutzt werden darf, ist schon beinahe ein Klassiker. Bei einer Nutzung des Fahrzeuges ausschließlich zu beruflichen Zwecken, fällt keine Steuer an. Wird das Fahrzeug jedoch auch privat genutzt, so werden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge fällig. Gleichwohl spart der Mitarbeiter sich so aber auch den Unterhalt und die Anschaffung eines privaten Pkw, was finanziell eine starke Entlastung bedeuten kann.

Mitarbeiterverpflegung

Ebenfalls beliebt und bei größeren Unternehmen auch häufig eine Art „Standard“ sind Essensmarken/-schecks. Der Arbeitgeber kann die Kosten für die Verpflegung des Arbeitgebers beitragsfrei und pauschalbesteuert übernehmen. Der Wert einer Mahlzeit orientiert sich dabei am jeweils gültigen aktuellen Sachbezugswert in Höhe von 3,23€ (2018) und 3,30€ (2019). Der Arbeitgeber kann diesen Betrag pro Arbeitstag noch um 3,10€ aufstocken. Inzwischen ermöglichen digitale Essensmarken auch flexible Mahlzeiten ohne feste Akzeptanzpartner und erzeugen dadurch einen weiteren positiven Effekt bei der Mitarbeiterbindung.

Betriebliche Altersvorsorge

Dieser Lohnbestandteil hat in den letzten Jahren stetig an Bedeutung gewonnen und wird auch aufgrund der neuesten gesetzlichen Anpassungen noch stärker in die Nettolohnoptimierung einfließen. Inhaltlich werden im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge aus dem Bruttogehalt des Arbeitnehmers bestimmt Beträge umgewandelt und in seine Altersvorsorge investiert. Dadurch sinkt die Steuerbelastung des Arbeitnehmers und außerdem werden die Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitnehmer und Arbeitgeber reduziert.

Betriebliche Gesundheitsförderung

In Unternehmen sind Krankheitsausfälle der Mitarbeiter nicht selten und regelmäßig auch eine erhöhte Herausforderung um dann mit reduzierter Belegschaft die Wünsche der Kunden weiterhin erfüllen zu können. Rückenprobleme sind dabei in der heutige Arbeitswelt mit vielen Bürojobs die häufigste Ursache für krankheitsbedingte Ausfälle. Entsprechend liegt es auch im Interesse der Arbeitgeber die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern. Der Arbeitgeber kann dafür Kurse zur Verbesserung des Gesundheitszustandes mit jährlich 500€ steuer- und beitragsfrei unterstützen. Sofern im Betrieb selbst keine Angebote existieren, besteht auch die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber Barzuschüsse für privat durchgeführte Kurse zusagt.

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz

Auch dieser Lohnbestandteil ist schon viele Jahre im Einsatz und ist meist eines der ersten Mittel um das Entgelt eines Mitarbeiters zu optimieren. Im Zusammenhang mit der Weg zu Arbeit können bis zu 0,30€/km und Tag beitragsfrei und pauschalversteuert gewährt werden, wenn der Arbeitgeber die Fahrtkosten seiner Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz übernimmt. Um die Anwendung möglichst einfach und unbürokratisch zu halten, werden durchschnittlich monatliche Fahrten an 15 Arbeitstagen angenommen.

Wenn der Arbeitnehmer die Strecke mit dem öffentlichen Nahverkehr zurücklegt, ist sogar eine volle Kostenerstattung möglich.

Zuschläge für Wochenend- und Nachtarbeit

Arbeitgeber haben laut §3b EStG (Einkommensteuergesetz) ebenfalls die Möglichkeit, ihren Beschäftigten für Nacht- und Wochenendarbeit steuer- und beitragsfreie Zuschläge zu zahlen. Diese Zuschläge können abhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit der Mitarbeiters zwischen 25% und 150% liegen. Gerade in Branchen wie der Gastronomie oder auch im Medizin-/Pflegebereich wo regelmäßig in der Abendstunden, am Wochenende oder „rund um die Uhr“ gearbeitet wird, sind die steuer- und beitragsfreien Zuschläge beliebt und empfehlenswert.

Ablauf einer Nettolohnoptimierung

Wie bereits erläutert ist der zentrale Bestandteil der Nettolohnoptimierung grundsätzlich die gezielte Ausnutzung bestimmter steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Gestaltungsspielräume. Die optimale praktische Umsetzung muss dabei individuell auf jedes Unternehmen sowie auch auf die bestehenden Arbeitsverträge mit den jeweiligen Mitarbeitern abgestimmt werden.

Im ersten Schritt ist hierzu daher erst einmal eine Analyse der aktuellen Lohn- und Gehaltskosten nach steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Gesichtspunkten notwendig. Diese Aufnahme des IST-Zustandes ist zwingend notwendig für die Entscheidung, welche Gehaltsbausteine überhaupt in Frage kommen. Neben der Frage nach den tatsächlichen Möglichkeiten aufgrund der gesetzlichen Vorschriften wird in dieser Phase zusammen mit Ihnen als Arbeitgeber auch ermittelt in welchem Umfang Sie Nettolohnoptimierung überhaupt nutzen wollen.

Sobald der grundsätzliche Rahmen und die geeigneten Lohnbausteine für eine Nettolohnoptimierung ermittelt sind, ist im nächsten Schritt eine individuelle Prüfung notwendig, welche dieser Bausteine für einzelne Mitarbeiter überhaupt in Frage kommen. Ein Zuschuss für Kinderbetreuungskosten, ist für Mitarbeiter ohne Kinder schlichtweg nicht nur unsinnig sondern auch unmöglich.

Für eine erfolgreiche Nettolohnoptimierung sind daher wichtige Fragen, wie z.B.:

  • hat ein Arbeitnehmer täglich größere Strecken mit dem Auto zurückzulegen oder
  • nutzt der Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz der öffentlichen Nahverkehr oder
  • entstehen einem Mitarbeiter Betreuungskosten, weil er Kinder hat,

vorab zu beantworten. Für eine individuelle Nettolohnoptimierung lassen sich anhand solcher oder ähnlicher Fragen gezielt die geeigneten Bausteine ermitteln.

Liegen diese Antworten und Eckdaten vor, ermitteln wir für Sie die optimale Kombination pro Mitarbeiter. Dabei errechnen wir Ihnen auch die finanziellen Vorteile für Ihr Unternehmen und jeden Mitarbeiter.

Abschließend muss die Nettolohnoptimierung dann noch in die Praxis umgesetzt werden. Dieses geschieht durch:

  • Umstellungen in der laufenden Lohnbuchhaltung
  • Abschluss von Vereinbarungen mit Lösungsanbietern
  • Anpassung bestehender Arbeitsverträge mit Ihren Mitarbeitern

Nettolohnoptimierung als Teil der Unternehmensstrategie

Aus Sicht von Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann eine Nettolohnoptimierung durch die Nutzung der Lohnbausteine aus zwei unterschiedliche Beweggründen erfolgen:

  1. Sie möchten als Arbeitgeber Ihre Lohnkosten auf der Arbeitgeberseite senken
  2. Sie möchten als Arbeitnehmer Ihren Nettolohn bzw. den finalen Auszahlungsbetrag erhöhen

Dabei lässt sich im Normalfall das eine Ziel ohne das andere Ziel nicht separat verfolgen, eine klare Trennung ist in der Regel nicht möglich aber auch nicht notwendig. Denn üblicherweise ergibt sich in der Praxis eine Win-win-Situation, die beide Aspekte beinhaltet.

Moderne und zukunftsorientierte Arbeitgeber sehen Lohnerhöhungen außerdem nicht nur als höheren Kosten an, die sie über steigende Umsätze erst wieder erwirtschaften müssen. Ein durchdachtes Gehaltssystem unter Einsatz von Nettolohnoptimierung wird mittlerweile in von vielen modernen Unternehmen auch als Motivations-, Bindungs- und Recruitinginstrument gesehen und hat somit auch einen nicht unerheblichen Einfluss auf die Attraktivität und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens.

Was sind die Vorteile einer Nettolohnoptimierung?

Gegenüber anderen Optimierungsmaßnahmen besteht der größte Vorteil einer Nettolohnoptimierung darin, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber davon profitieren. Wenn sich beide Parteien im Zuge einer Nettolohnoptimierung darauf einigen, Teile des bisherigen Gehalts durch ergänzende Lohnbausteine zu ersetzen, sinkt die Belastung durch Lohnsteuern und Sozialabgaben. Der Arbeitnehmer hat dadurch trotz eines geringeren Bruttolohns mehr Geld zur Verfügung.

Nettolohnoptimierung für den Arbeitgeber

Grundsätzlich stehen hier die optimale Ausnutzung sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Spielräume, die der Gesetzgeber geschaffen hat, im Mittelpunkt. Dies geschieht in der Praxis durch bestimmte Leistungszuwendungen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zusätzlich zum Gehalt zukommen lässt. Häufig sind diese komplett steuerfrei oder nur pauschal zu versteuern und es fallen keine Sozialabgaben an.

Das Unternehmen profitiert somit primär von gesunkenen Lohnkosten und steigert gleichzeitig langfristig seine Attraktivität durch

  • höhere Motivation der Arbeitnehmer
  • stärkere Bindung wertvoller Fach- und Führungskräfte
  • Gewinnung neuer qualifizierter Mitarbeiter

Nettolohnoptimierung für den Arbeitnehmer

Aus Sicht des Arbeitnehmers steht vor allem die Erhöhung des verfügbaren Nettolohns für seine privaten Lebenshaltungskosten im Mittelpunkt. Auch wenn die Nettolohnoptimierung eine Senkung der Lohn- und Lohnnebenkosten für den Arbeitgeber zur Folge haben, muss eine Optimierung des Nettolohns nicht allein vom Arbeitgeber ausgehen. Auch der Arbeitnehmer hat von sich aus die Möglichkeit zu prüfen, ob und in welchem Umfang die Nutzung von Lohnbausteinen sinnvoll sein kann und kann sich mit diesen Ideen an seinen Arbeitgeber wenden. Ein Personalgespräch bietet dafür zum Beispiel eine gute Möglichkeit.

Der Vorschlag einer Nettolohnoptimierung anstelle einer herkömmlichen Lohnerhöhung stößt bei vielen Arbeitgebern auf offene Ohren. Das solche Vorschläge noch nicht vom Arbeitgeber selbst kamen, liegt meist daran, dass der Arbeitgeber die vielfältigen Möglichkeiten zu Nettolohnoptimierung selbst gar nicht kannte. Auch die Einsparpotentiale auf Seiten des Arbeitgebers sind meistens nicht bekannt.

Kostensenkungspotential einer Nettolohnoptimierung

Aufgrund unserer Erfahrungen im Bereich der Nettolohnoptimierung können wir Ihnen bereits nach Aufnahme Ihrer jeweiligen IST-Situation überschlägig ermitteln welche Einsparungen sich realistisch erzielen lassen werden. Regelmäßig sind unsere Auftraggeber verwundert welches Einsparpotential in einer Nettolohnoptimierung steckt und vor allem wie sich dieses Einsparpotential über mehrere Jahre der Höhe nach darstellt. Je nach Ausgangslage lassen sich häufig erhebliche Liquiditätsverbesserungen für Ihr Unternehmen erzielen. Könnte einer der folgenden Referenzfälle vielleicht auch Ihr Unternehmen wiederspiegeln?

  • kleines Unternehmen
  • 6 Mitarbeiter
  • sehr geringe Nutzung von nettolohnoptimierten Bausteinen bei Beginn
  • geringes Potential für Nettolohnoptimierung aufgrund der persönlichen Gegebenheiten bei der Mitarbeitern
  • Lohnerhöhung konnte nur zum Teil optimiert umgesetzt werden
  • jährliche Ersparnis bei den Lohnkosten: 7.500 €
  • kleines Unternehmen
  • 11 Mitarbeiter
  • teilweise Nutzung von nettolohnoptimierten Bausteinen bei Beginn
  • mittleres Potential für Nettolohnoptimierung aufgrund der persönlichen Gegebenheiten bei der Mitarbeitern
  • Lohnerhöhung konnte nahezu vollständig optimiert umgesetzt werden
  • jährliche Ersparnis bei den Lohnkosten: 21.000 €
  • mittleres Unternehmen
  • 46 Mitarbeiter
  • teilweise Nutzung von nettolohnoptimierten Bausteinen bei Beginn
  • geringes Potential für Nettolohnoptimierung aufgrund der betrieblichen Vorgaben zur geplanten Erhöhung
  • Lohnerhöhung konnte vollständig optimiert umgesetzt werden
  • jährliche Ersparnis bei den Lohnkosten: 58.000 €