Finanzbuchhaltung

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Was genau ist die Finanzbuchhaltung?

Mit dem Begriff „Finanzbuchhaltung“ oder auch kurz „Fibu“ genannt, ist die kaufmännische Buchhaltung eines Unternehmens gemeint. Alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens, die sich in Zahlen ausdrücken lassen, werden in diesem Teil des gesamten betrieblichen Rechnungswesens dokumentiert.

Die einzelnen Geschäftsvorfälle werden dabei auf Konten erfasst. Ein Unternehmen stellt auf Grundlage dieser Konten auch seinen Jahresabschluss (z.B. in Form einer Bilanz) auf und ermittelt somit letztlich auch das Ergebnis, entweder ein Gewinn oder ein Verlust, des jeweiligen Geschäftsjahres oder einer bestimmten Periode. Regelmäßig ist die Finanzbuchhaltung auch die Ausgangsbasis für die Erstellung der betrieblichen Steuererklärungen.

Unterschiede zu anderen Formen der Buchhaltung

Wenn die Finanzbuchhaltung im engeren Sinn die Hauptbuchhaltung darstellt, welche Formen der Buchhaltung gibt es dann noch? Neben der Hauptbuchhaltung existieren noch andere Nebenbücher, wie z.B. die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung oder auch die Anlagenbuchhaltung.

Zu den Nebenbüchern gehören aber z.B. auch die Materialbuchhaltung bzw. Lagerwirtschaft, die Kassenbuchhaltung sowie die Kontokorrentbuchhaltung mit Bezug auf die Lieferanten und Kunden (auch OPOS-Buchhaltung oder Debitoren-Kreditoren-Buchhaltung genannt). All diese Nebenbuchhaltungen fließen letztlich in die Hauptbuchhaltung, die Finanzbuchhaltung.

Ziele der Finanzbuchhaltung

Die ordnungsgemäße Dokumentation aller Geschäftsvorfälle des Unternehmens ist das erste und auch das wichtigste Ziel einer jeden Finanzbuchhaltung.  In Form und Inhalt hat die Finanzbuchhaltung diesen entsprechenden Gesetzen und Regelungen zu genügen. Die Buchführung muß danach richtig, vollständig, zeitgerecht und nachvollziehbar sein. Letztlich müssen sich auf den Inhalt der Finanzbuchhaltung und darauf aufbauend auch auf den Jahresabschluss insbesondere die Gläubiger (z.B. Kreditgeber wie Banken) und Gesellschafter eines Unternehmens verlassen können.

An zweiter Stelle ist die Finanzbuchführung aber auch für die Gewinnermittlung des Unternehmens und damit auch für dessen Besteuerung ausschlaggebend. Denn nicht nur der Unternehmer bzw. das Unternehmen oder auch seine Gesellschafter und/oder Gläubiger interessieren sich für den Gewinn des Unternehmens, sondern auch das Finanzamt. So muss abhängig von der jeweiligen Rechtsform und dem Geschäftszweig auf Basis des aus der Finanzbuchhaltung ermittelten Gewinnes die Einkommensteuer, die Körperschaftsteuer oder auch die Gewerbesteuer bezahlt werden.

Anhand der einzelnen Geschäftsvorfälle welche in die Finanzbuchhaltung einfliessen, wird auch die Steuerzahlung bei der Umsatzsteuer ermittelt. Für die jeweilige Steuerperiode werden vereinnahmte Umsatzsteuern und gezahlte Vorsteuern gegengerechnet und die Differenz wird an das Finanzamt abgeführt. Diese Berechnungen kann eine Buchhaltungssoftware selbsttätig ausführen und die Umsatzsteuervoranmeldung per Knopfdruck über die ELSTER-Schnittstelle an das Finanzamt übermitteln. Dem Management, dem Controlling und den Anteilseignern verschafft die Finanzbuchhaltung einen Überblick über die finanziellen Verhältnisse des Unternehmens. Eine Steuerung des Unternehmens wäre ohne diesen Überblick nicht denkbar.

In Unternehmen die über keine eigene Buchhaltungsabteilung verfügen, wird die Finanzbuchhaltung in Deutschland sehr oft extern an einen Steuerberater ausgelagert. In den letzten Jahren nimmt dabei der Trend zu, den klassischen Pendelordner durch Softwarelösungen zu ersetzen, womit sich auch die Form der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater verändert.

Pflicht zur Finanzbuchhaltung

In § 238 HGB ist die grundsätzliche Buchführungspflicht und in § 242 HGB ist die Pflicht zur Bilanzierung geregelt. Mit dem Bilanzrichtlinien-Umsetzungsgesetz (BilRUG) sind die Größenklassen für Unternehmen neu festgelegt worden, woraus sich die Rechte und Pflichten der Unternehmen verschiedener Größenklassen ableiten lassen.

So sind z.B. Kleinbetriebe und Freiberufler von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit. Sie ermitteln ihren Gewinn durch die Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), welche dann regelmäßig im Rahmen der Einkommensteuererklärung mit an das Finanzamt übermittelt wird. Die Befreiung von der Buchführungspflicht ergibt sich aus § 241a HGB (“Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars”) der wie folgt lautet: “Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden.”

Weitere Rechtsgrundlagen der Buchhaltung

Die Ansprüche an eine ordnungsmäßige Buchführung sind in einer Vielfalt von Gesetzen formuliert. Hierzu zählen zum Beispiel die Abgabenordnung (AO), das Handelsgesetzbuch (HGB), das Umsatzsteuergesetz (UStG), das Einkommenssteuergesetz (EStG), das Aktiengesellschaftengesetz (AktGG) und das GmbH-Gesetz. Die GoBD haben in jüngster Zeit eine besondere Bedeutung gewonnen.  Das Finanzministerium hat darin die Grundsätze für eine ordnungsmäßige Buchführung und Belegarchivierung mit digitalen Systemen – also Buchführungssoftware – verfasst.

Finanzbuchhaltung in Unternehmensprozesse integrieren

Neben den reinen Buchungsbelegen sind noch viele andere Dokumente und Aufzeichnungen wichtig, um die betrieblichen Vorgänge nachvollziehen zu können. Dazu gehören z.B. auch Geschäftsbriefe, Verträge, Zeiterfassungssysteme, Kassen und vieles andere mehr. Bei einer Betriebsprüfung ist Transparenz und Beweiskraft der Aufzeichnungen oberstes Gebot. Daher ist es von hoher Wichtigkeit, die Finanzbuchhaltung intelligent in die Unternehmensprozesse zu integrieren – in dem Sinne, dass der Zugriff auf alle relevanten Informationen und Vorgänge gewährleistet ist. Dieses Erfordernis kann jedoch nicht jede Buchhaltungssoftware voll umfänglich erfüllen. Wer rechtlich auf der sicheren Seite sein möchte, sollte daher unbedingt seinen Softwareeinsatz im Blick haben und eine Software verwenden, die zumindest auch ein Rechnungsprogramm (Fakturierung) und eine Archivierungslösung (Dokumentenmanagementsystem, kurz: DMS) beinhaltet.

Erfahrungen & Bewertungen zu Schulz Eicken Gohr + Bobzin Steuerberater