Belegausgabepflicht – kein Bußgeld bei Verstoß

GBK Steuerberater Lübeck - Belegausgabepflicht ab 2020

Ab dem 1.1.2020 muss jedem Kunden ein Beleg ausgehändigt werden. Der Kunde entscheidet dann eigenständig darüber, was er mit dem Beleg macht. Dies gilt sowohl für größere Unternehmen als auch für „den kleinen Bäcker an der Ecke“, der einem Kunden ein paar Brötchen verkauft. Die Finanzverwaltung hat aber nun darauf hingewiesen, dass ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht nicht mit einem Bußgeld geahndet wird.

Hintergrund der Änderung

Die Belegausgabepflicht muss derjenige befolgen, der Geschäftsvorfälle mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des § 146a Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) erfasst. Dies sind z. B. elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen.

WICHTIG: Wer allerdings eine sogenannte „offene Ladenkasse“ benutzt, also keine elektronische oder computergestützte Kasse, ist von der Belegausgabepflicht nicht betroffen.

Der Beleg kann ferner in Papierform oder elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Ein elektronischer Beleg gilt danach als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme gegeben wird. Unabhängig von der Entgegennahme ist der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen. Die Sichtbarmachung eines Belegs an einem Bildschirm des Unternehmers (Terminal/Kassendisplay) allein reicht nicht aus.

Bei einem Papierbeleg reicht das Angebot zur Entgegennahme aus, wenn der Beleg zuvor erstellt und ausgedruckt wurde. Eine Pflicht zur Annahme des Belegs durch den Kunden sowie zur Aufbewahrung besteht nicht. Es besteht auch keine Aufbewahrungspflicht des Belegausstellers für nicht entgegengenommene Papierbelege. Diese und weitere Punkte (wie z.B. die Anforderungen an den Beleg) hat das Bundesfinanzministerium in einem Erlass vom 17.6.2019 geregelt.

Befreiungsmöglichkeiten und Sanktionen

Bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen können die Finanzbehörden Unternehmen aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabepflicht befreien.

Eine Befreiung kommt nur bei einer sachlichen oder persönlichen Härte für den Steuerpflichtigen in Betracht. Ob eine solche vorliegt, ist eine Frage des Einzelfalls und von den Finanzbehörden vor Ort zu prüfen. So heißt es in einem Fragen-Antworten-Katalog, in dem das Bundesfinanzministerium Fragen zur Belegausgabepflicht beantwortet hat. Erste praktische Erkenntnisse zeigen, dass die Mehrkosten für den Druck der Belege als Begründung nicht ausreichen.

Was passiert wenn man die Belegausgabepflicht verletzt

Und noch eine Frage ist interessant: „Was passiert, wenn ich als Unternehmer der Belegausgabepflicht nicht nachkomme?“ Hier lautet die Antwort ganz einfach: der Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist nicht bußgeldbewehrt, der Verstoß bleibt also (zunächst) ohne Folgen.

Allerdings könnte der Verstoß als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde. Und bei Betriebsprüfungen in Unternehmen listen Prüfer heute gerne eine Vielzahl von „lediglich“ formellen Mängeln auf (insbesondere im Zusammenhang mit der Kassenführung) und versuchen darüber dann eine Hinzuschätzung zu erreichen. Ob dieser einzelne Mangel oder auch mehrere ähnliche formelle Mängel tatsächlich zu einer Hinzuschätzung berechtigen, kann nicht allgemein beantwortet werden, sondern hängt vom Einzelfall ab.

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